SharePoint｜既存のExcelからリストを作成する

既存のExcelからリストを作成することができる

SharePointにはリスト（List)という機能があります。Excelの様に縦横の仕切りで情報を管理するツールです。

既存のExcelを使えばリストをつくる事自体はできそうですね。しかし問題もありそうです。

Excelの段階で持っている情報にある程度の規則性があった方が良いとPlatさんは言っています。

この点をふまえて以降でExcelをアップロードする方法を解説していきます。

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SharePointは非常に奥が深いアプリケーションです。

どんな本でも良いので1冊しっかり読んでいただくことをおすすめします。

SharePointとは

こちらの記事でSharePointの環境について解説しています。SharePointを理解することができます。

リスト（List）とは

リストについてはこちらの記事で紹介しています。（記事内のリンク先に直接アクセスできます）

参考：Microsoft Lists

Microsoft365の中にあるListsについて解説しておきます。

Listsはリストを起点にしたアプリです。自分がアクセス可能なリストを一覧で見ることができます。

SharePoint、Listsの双方で見えているデータは同じものを見ています。

使い分けの例です。こんな時はListsが役に立ちます。

探しているリストがどのチームサイトにあるのか分からない時はListsで開くことをおすすめします

Excelを使ってリストを作成する

実際にSharePointにExcelをアップロードする方法でリストを作成していきます。

3つのステップに分けて作業を進めます。

• Excelを用意する
• SharePointにアップロードする
• 各列の型を決める

1_Excelを用意する

リストのもとになるExcelデータを用意しますポイントは2つです。

1. 列ごとに規則性のある情報を用意する
2. テーブルとしてデータを用意する

1つずつ解説していきます。

列ごとに規則性のある情報を用意する

一般的にExcelはデータベースの考え方でデータを持ってくださいと言われています。

データベースの考え方・・・と言われてすぐ分かる人は良いのですが分からない方もいますね。

そこでデータベースの考え方に沿った仕様を提示しますのでご自身の作成するデータと比較してみてください。

• １セル１データ　・・・　１つのセルは１つの情報にしましょう
• 数値と文字列の使い分け　・・・　列ごとに文字or数値などデータ型を決める必要があります
• セル結合はNG　・・・　１セル１データと重複しますがセル結合があるとリストに変換できません

こちらに用意してある情報をもとにExcelを用意するとスムーズにリストを作成することができます。

テーブルとしてデータを用意する

SharePointのリストにデータを受け渡す為にデータをテーブルにしておく必要があります。

データは最終的にテーブルにしてから保存してください

今回私がExcelに用意したデータはこちらです。

no	lastname	firstname	lastname-kana	firstname-kana	gender	tel1	tel2	tel3	year	month	day
1	井手	節子	イデ	セツコ	女	088	8296	8391	1980	9	7
2	武内	悠晴	タケウチ	ユウセイ	男	095	2502	6722	1996	2	15
3	篠田	毅	シノダ	タケシ	男	097	9613	0233	1984	1	27
4	根岸	公平	ネギシ	コウヘイ	男	026	7695	9104	1991	1	22
5	五味	奈美江	ゴミ	ナミエ	女	066	0695	4225	1967	11	25
6	大田	佳司	オオタ	ケイシ	男	096	5593	1886	1999	1	15
7	武井	紗希	タケイ	サキ	女	095	5152	6177	1972	8	6
8	北沢	柚月	キタザワ	ユヅキ	女	016	6005	1558	1966	10	29
9	桜田	涼太	サクラダ	リョウタ	男	077	5439	9199	1980	9	1
10	倉田	博明	クラタ	ヒロアキ	男	032	2867	6301	1968	6	17

続いて各列の型です。SharePointにデータをアップロードした際に選択することになります。

よって先に型を想定して各列のデータを用意しています。（Excelの中で指定するものではないです）

番号	列名	自身が想定している型
1	no	数値
2	lastname	1行テキスト（文字列）
3	firstname	1行テキスト（文字列）
4	lastname-kana	1行テキスト（文字列）
5	firstname-kana	1行テキスト（文字列）
6	gender	1行テキスト（文字列）
7	tel1	1行テキスト（文字列）
8	tel2	1行テキスト（文字列）
9	tel3	1行テキスト（文字列）
10	year	1行テキスト（文字列）
11	month	1行テキスト（文字列）
12	day	1行テキスト（文字列）

テーブルの作り方が分からない方はボタンをクリックしてください。リンク先に動画が用意されています。

日付も同じですね。スラッシュなどと合わせて表示させるので文字列の方が都合が良いです。

日付は日付としてもった方が楽なのでは・・・など色々な意見もありますので決まった正解はありません。

最終的には使い方次第なので一概には言えませんが今回は「no」列以外は全て文字列で用意することにします。

テーブル作成にあたり注意する点は2点です。

• 列名は英数　・・・　SharePointの仕様で漢字やひらがな等を使うと後々面倒が増えます
• テーブル作成後テーブル名を付与　・・・　取り回しをよくする為

列名の件詳細知りたい方はこちらをご覧ください。（Microsoftコミュニティへのリンク）

2_SharePointにアップロードする

ここからはSharePointを使ってExcelをアップロードする方法を画像を使って解説していきます。

チームサイトのTOP画面でリストの新規作成を指示

画像の様に要素を選択してください。

ファイルのアップロードの後はダイアログボックスが表示されます。先ほど用意したExcelを選択しましょう。

3_各列の型を決める

最後に各列の型を決めます。

ここは最初に元データのExcelを作った時に想定した型を指定する様にしましょう。

今回はlastname列をタイトル列に設定。作業が終わったら「次へ」ボタンをクリック。

名前を変更したい時は名前を任意の名前に書き換えてください。

続いて「サイトナビゲーションに表示」のチェックを外します。最後に「作成」ボタンをクリック。

これでリストが表示されます。

タイトル列が左にきてしまうので列を選択しドラッグアンドドロップでもとに戻してください。

これで既存のExcelからリストを作成することができました。お疲れ様でした。

まとめ

既存のExcelからリストを作成してみました。

SharePointのリストは手打ちで作成する事もできますがExcelなどのデータをアップロードした方が効率的です。

Excelのアップロードという機能をうまく使ってコスパ良く仕事をこなせるように考えてみてください。