PowerPlatformで何ができるのか？できないのかを表で整理【活用事例付】

PowerPlatformで何が出来るのか？活用方法が分かりません

「PowerPlatFormに属するアプリはどんなことができるのですか？」という質問をいただきました。

• 各アプリはそれぞれ何ができるの？
• 使い分けは？
• 事例があるとわかりやすいんですけど・・・

さらに会話を進めると本来のやりたいことが見えてきました。

結論としては「自分の仕事を改善したいがどのアプリをどこで使えば良いのか分からない」という事でした。

しかし使うと言われても・・・何から手を付けたら良いのか分からない方が多い様です。

これは一旦情報を整理した方が良さそうですね。そのあとで用意した事例に各アプリを当てはめてみましょう。

各アプリのできる事／できない事を理解するのは当たり前で本当にやらないといけない事は別にあります。

本記事では自分の仕事に対してPowerPlatFormのアプリを当てはめる事ができるように勉強していきます。

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関連書籍

PowerPlatformはアプリケーション群の名前です。実際は複数のアプリケーションから構成されています。

入力フォームなどのアプリケーションの作成を担当するのはPowerAppsです。

関連アプリケーション間の連携、自動化はPowerAutomateが担当しています。

SharePoint完全解説と言って良いレベルの書籍です。この1冊でSharePointを理解することができます。

PowerPlatformで何ができるのか／何ができないのか

各アプリを軸に「できること／できないこと」を書き出します。

表：3つのアプリケーションを軸にできること／できないことを整理

後でみていただく事例の中で使うアプリのできること／できない事を表にしてまとめました。

まずはイエローラインの3項目だけ覚えて記事を読み進めてください。

アプリケーション	できること	できないこと
PowerApps	ドラッグアンドドロップでアプり作成 ExcelやSharePointとの連携 モバイルフレンドリー（携帯で見やすい）	外部ネットワークへの公開 複雑なデータ処理をするとき
PowerAutomate	操作の自動化 各種アプリとのコネクタによる情報展開 各種アプリのイベントをトリガーにする	コネクタが用意されて無い作業  動作スピードが要求されるとき 操作対象のデータ量が多いとき
SharePoint	ドキュメント管理とデータの共有 サイト作成とカスタマイズ	リストの行が多くなると使いにくい サイトはデータ量に制限有

SharePointはPowerplatformに属するアプリと相性が良いので今回テーブルの中に入れています。

PowerBIとPowerPagesは今回は検討に含めないので除外しています。

参考：トリガーとは

PowerAutomateのできることの中に「トリガー」というキーワードがありますね。

よく分からない人が多いと思いますので説明します。まずは以下引用をご覧ください。

この中で「物事の起こるひきがね」というのがPowerAutomateのトリガーと近い意味合いを持ちます。

トリガー（trigger）とは、英語で引金の意味を持つ単語である。銃などを動作させるスイッチ。

転じて、物事の起こるひきがねの意味。

Wikipedia：トリガー　より抜粋

かんたんな例を紹介します。ボタンへトリガーを仕込むとこうなります。

「ボタンを押すとトリガーが発動し作業完了のポップアップを表示」という具合です。

ボタンを押すというイベントをトリガーとして次のプログラムを動かすという考え方ですね。

各アプリケーションを実際の仕事に置き換えるためのコツ

これで各種アプリのできることが分かりました。次は改善対象の仕事に最適なアプリを当てはめます。

その時に覚えておいて欲しいコツがあるので紹介します。私は全ての事例をこの方法で考えています。

このあとさらに詳しく説明します。（店舗在庫理論の名前の由来はこちら）

店舗在庫理論

店舗在庫理論をもう少し具体的に表現してみます。以下4ステップとなります。

店舗在庫理論でネットショッピングの環境を構築してみる

事例に移る前に1回だけ練習をしてみます。店舗在庫理論を使ってみましょう。

例としてAmazonのようなインターネット型のショッピングサイトを自分で運営することを考えてみます。

用意した環境を構築できれば自身は商品発送や倉庫管理などバックヤードの業務に専念できますね。

大事なのは「全て自動化」できなくても良いです。できるところから取り組みましょう。次は本番です。

店舗在庫理論を使い用意した事例に対してPowerPlatFormの各種アプリを当てはめてみましょう。

事例

業務全般に問題を抱えている事例を用意しました。

あなたはA株式会社の従業員です。a工場敷地内の備品倉庫で勤務という想定で記事を読み進めて下さい。

設定した要件はこちらです。

現状起きている問題（課題）はこちらです。

この事例に対してPowerPlatformの各種アプリを駆使して問題を解決させます。

対策

ソリューションを提供していきます。まずは結論です。問題点に対してアプリを割り当てました。

各種アプリのできることを忘れてしまった方はこちらから戻って表を確認してください。

問題No	アプリケーション	対策
1	PowerApps	備品管理アプリをつくり依頼経路を統一させる
2	PowerApps	アプリ入力時に備品の受け取り希望日時と方法を入力してもらう
2	PowerAutomate	SharePointのリストへの入力をトリガーとした依頼者への自動送信メールを用意 メールはOutlookを想定していますがTeams のチャットボットでもOK
3	SharePoint	PowerAppsで備品依頼者が入力した情報の受け皿を用意する 依頼の有無や備品準備状況を担当者の2人が各自で閲覧できるようにする

次はなぜこのような仕様になったのかを店舗在庫理論を使って考えてみます。

店舗在庫理論で事例を考える

技術的な話に移ります。事例に店舗在庫理論をあてはめてみましょう。全体の流れをご覧ください。

前のブロックで提示した結論に至った理由が分かります。

STEP4の補足：確認メール内にいつ備品が用意できるのかを書いてあげると良いでしょう。

依頼者がアプリ内に入力した受け取り希望日と現在の日時を比較して十分対応可能な条件を設定します。

依頼に無理がない日程なら希望日をそのまま回答、無理がある時は調整納期で回答するという考え方です。

その他

備品を手配し引き渡したあとにSharePointのステータスを完了にするというオペレーションを追加します。

これで備品手配の抜け、忘れも防止できます。あなたを含めた担当者間で情報共有が可能となります。

PowerPlatformで環境を構築した事による成果

備品依頼者、備品倉庫担当者の双方が良い方向に進みました。現場レベルで業務改善に成功した様です。

備品依頼者

依頼経路が減りましたが依頼のタイミングを気にする必要が無くなりかえって楽になった様です。

• 依頼ルート（経路）が1本になったので分かりやすい
• 受け取り希望日時がメールにより把握できる
• PowerAppsはモバイルフレンドリー仕様なので会社携帯がスマホならスマホからも依頼ができる

備品倉庫担当者：オペレーション面

備品倉庫で働く2人は各工場の担当者から直接依頼を受ける事は無くなりました。

• 依頼に対して備品を揃えたり依頼によって減った備品を発注するなどバックヤードに専念できる
• そうなると余力が生まれるのでトラブルなどの緊急時にも柔軟に対応することができる

大幅な工数削減が成功しリソースを生み出したようです。

備品倉庫担当者：データ面

SharePointに蓄積されたデータを出力してPowerBIでグラフ化することで定点管理も出来る様になります。

• 上司への報告が楽になる（報告の為に無駄な資料を作る時間も減る）
• 各アイテムの発注点の見直しができる（高い確度で安全在庫の数量を決めることができる）

まとめ

PowerPlatformの各種アプリによる活用事例をみていただきました。

各アプリのできること／できないことを理解したうえで店舗在庫理論を用いれば仕事の改善も進みます。

まずはご自身の身近なところからPowerPlatformに関連するアプリに置き換えてみてください。

その行為がトレーニングになります。何らかの発見があればそれは必ずスキルアップつながりますよ。

余談：なぜ「店舗在庫理論」という名前なのか

なんで「店舗在庫理論」という名前にしたのかを説明します。

「コンビニエンスストア」をイメージしてこの名前を付けました。

コンビニエンスストアは業務効率化の模範例

コンビニは最低限のスペースで構成されており大まかに言うと「店舗」と「在庫置き場」しかないですよね。

それなのにここ数十年ずっと経営面で成長を続けています。という事は・・・真似するしかないと思いました。

もう少し具体的に言うと「自分たちの仕事でもこの環境を使えば業務効率化できるのでは？」と考えました。

この考え方から店舗（PowerApps）と在庫置き場（SharePoint）を置くという思考に至りました。

再度話をコンビニに戻します。

最近のコンビニではセルフレジやセルフ会計が導入されていますね。店舗と在庫以外の効率化が始まりました。

このコンビニの流れもPowerPlatformに置き換えて考えてみましょう。RPA化するという事ですね。

PowerAutomateがコンビニで言うところのセルフレジやセルフ会計の役割を果たしてくれそうです。

関係者への連絡や在庫数のチェックをしてアラートを出すなど店舗と在庫以外の効率化を目指す事ができます。

説明したような思考の積み重ねからコンビニの環境を表現するつもりで「店舗在庫理論」と名付けました。